5 tips voor het organiseren van een event (groot of klein)

Events bestaan er in vele vormen, gaande van webinars, workshops, diners tot opendeurdagen en meerdaagse congressen.
Elk bedrijf organiseert dus wel eens een event. 

Belangrijk is dat je event deel uitmaakt van je marketingplan. Zo sla je 2 vliegen in 1 klap: je hebt content om over te communiceren en je vermijdt dat je te laat met je voorbereidingen begint.
Bij het opstellen van een concrete planning voor je event, kan je best in gedachte de film van het event laten afspelen en alle nodige stappen opschrijven (hoe meer in detail, hoe beter). Sta even stil bij de uitnodigingen (papier of email?), de manier van inschrijven, de agenda, een geschenkje, waar en wanneer je gaat communiceren over het event, …

Los van al het bovenstaande zijn er 5 tips die ik je graag meegeef. Praktische tips die op veel types events van toepassing zijn.

Tip 1: locatie

De locatie heeft een grote invloed op de sfeer van een event. En moet dus ook aangepast zijn aan het event.
Je wil geen training organiseren in een zaal zonder beamer, flipchart, … Maar je wil ook geen diner organiseren in een ruimte die niet mooi gedecoreerd is, die geen sfeer uitstraalt. Hou ook zeker rekening met het aantal aanwezigen bij het kiezen van een zaal, te groot of te klein zijn geen van beide ok.

Een zomerBBQ, een winterdrink met kampvuur, … events die buiten doorgaan hebben steeds een extra risicofactor: het Belgische weer 🙂
Zorg dus dat je een alternatief hebt indien nodig of zorg voor tenten of andere beschutting.

Hou er ook rekening mee dat locaties soms erg lang op voorhand vastgelegd moeten worden.
Wil je dus een specifieke locatie? Boek ze tijdig.

Tip 2: catering

Lekker eten en drinken zijn een deel van onze cultuur. En dus is het belangrijk om er de nodige aandacht aan te schenken.
Uiteraard speelt hier ook het type event en de prijs een rol. Maar lekker eten hoeft niet duur te zijn. Geef eens soep of een slaatje bij brood en beleg. Kies voor een ander type broodjes dan de traditionele smoskes.

Durf origineel zijn. Ijsjes tijdens een workshop in de zomer, verse wafels tijdens het netwerken op het einde van de workshop, BBQ in de winter, een frietkot, een pizzabakker, … je vindt in elk budget cateringmogelijkheden die net dat tikkeltje anders zijn.

Tip 3: wees persoonlijk

Zorg ervoor dat mensen zich welkom voelen. Liefst door ze persoonlijk te verwelkomen. Dit kan je letterlijk doen bij de ingang, maar je kan ook tijdens het event de mensen aanspreken en ze bedanken voor het komen.
Uiteraard spreek je je gasten toe en verwelkom je ze ook in groep.

Is het een kleine groep, stel mensen dan voor, breng mensen in contact met elkaar. Niet iedereen is even sociaal en als gastvrouw/gastheer is het belangrijk om hier op te letten en iedereen op zijn gemak te stellen.

Tip 4: praktische hulp

Zeker als je een éénmanszaak hebt en je dus alles zelf organiseert en ook moet doen, is praktische hulp handig tijdens een event. En dat kan zowel hulp vanuit de locatie zijn (koffie aanvullen, catering voorbereiden, …) als iemand die je zelf inschakelt om badges te maken en uit te delen, hapjes en drankjes te verzorgen, evaluatieformulieren op te halen, …
Eigenlijk voor alles waar jij niet mee bezig kan zijn omdat je je over de gasten ontfermt.

Tip 5: ontspan en geniet

Bij de start van het event, vanaf het moment dat de eerste gasten arriveren, …. ontspan, relax, adem eens diep in en uit … en geniet. Ook al lopen er dingen in het honderd. Daar heb je die praktische hulp van tip 4 voor 🙂

Als de organisator kalm en rustig is of toch zeker lijkt, dan straalt dat ook af op het event. Zo blijft de sfeer gemoedelijk en kunnen de gasten het event beleven zoals jij het voor ogen had. Vergeet niet dat wat achter de schermen gebeurt, achter de schermen moet blijven in de mate van het mogelijke.

Loopt er echt iets grondig mis … panikeer niet.
Probeer het met een kwinkslag op te vangen en improviseer!

Wil je eens sparren over hoe jij events aanpakt? Boek dan hieronder een gratis marketingbabbel en we overlopen samen wat goed gaat en hoe je dingen kan verbeteren.